Uma lista suspensa do Excel pode tornar mais fácil para o usuário médio do Microsoft Excel inserir dados. O uso de uma lista suspensa limita as opções de entrada para uma célula selecionada, acelerando a entrada de dados e reduzindo o erro de entrada de dados.

Neste artigo, mostrarei uma maneira rápida e fácil de criar uma lista suspensa usando o recurso de validação de dados do Excel.

Estou usando a área de trabalho em um sistema Windows 10 de 64 bits, mas você pode usar uma versão anterior. Para sua conveniência, você pode baixar os arquivos de demonstração .xlsx e .xls.

Como colocar lista suspensa no excel

A Figura A mostra uma lista suspensa simples em uma planilha do Excel. Para usar a lista suspensa, clique na célula de entrada de dados (D2 neste caso) e, em seguida, clique na seta suspensa para exibir a lista de valores em B3:B6. Se um usuário tentar inserir algo que não seja um item dessa lista de valores, o Excel rejeitará a entrada, protegendo a validade de seus dados.

Figura A

Como colocar lista suspensa no excel
Imagem: Susan Harkins/TechRepublic. Use a validação de dados para limitar as escolhas durante a entrada de dados.

Para criar uma lista suspensa de validação de dados no Excel, você precisa de duas coisas: Uma lista de valores e uma célula em branco para usar como célula de entrada de dados. A lista está em B3:B6 e a célula de entrada de dados é D2.

Como adicionar uma lista suspensa de validação de dados no Excel

Agora que você sabe como os usuários e seus dados se beneficiarão de uma lista suspensa, vamos adicionar uma à D2. Primeiro, adicione a lista curta ( Figura A ) a B3:B6 e formate-a como um objeto Tabela do Excel. 

Basta clicar em qualquer célula da lista e pressionar Ctrl + T. Na caixa de diálogo resultante, certifique-se de que a opção Minha tabela tem cabeçalhos esteja selecionada e clique em OK. Tecnicamente, os itens da lista não precisam ser formatados como uma Tabela, mas uma Tabela torna a lista suspensa dinâmica.

Para adicionar a lista suspensa em nosso exemplo a uma célula do Excel, faça o seguinte:

  1. Selecione D2 para seguir o exemplo, mas você pode colocar a lista suspensa em qualquer lugar.
  2. Clique na guia Dados e, em seguida, clique em Validação de Dados no grupo Ferramentas de Dados. Clique na guia Configurações, se necessário.
  3. Na caixa de diálogo Validação de dados resultante, clique em Listar na lista suspensa Opções de permissão.
  4. Clique no controle Origem e realce B3:B6 — os itens da lista.
  5. Clique OK.

Figura B

ExcelDropdown_redo_B
Imagem: Susan Harkins/TechRepublic. Identifique os itens da lista que preencherão a lista suspensa.

Clique no menu suspenso para ver a lista mostrada anteriormente ( Figura A) .

Você pode adicionar uma lista suspensa a várias células do Excel. Selecione o intervalo de células de entrada de dados (Etapa 1) em vez de uma única célula do Excel. Fazê-lo vai preencher várias listas suspensas com os mesmos itens de lista.

 Funciona até para células não contíguas do Excel. Mantenha pressionada a tecla Shift enquanto clica nas células apropriadas do Excel. O usuário médio não se beneficiará dessa funcionalidade adicional, mas é bom saber que isso é possível.

Anteriormente, você formatou os itens da lista como um objeto Tabela. Agora, vamos descobrir por que inserindo um novo item de lista na Tabela:

  1. Selecione B6 e pressione Tab para adicionar uma nova célula à Tabela.
  2. Digite “cabra” e pressione Enter.

O Excel adicionou “bode” à lista suspensa ( Figura C ). Você não precisava fazer nada além de inserir o novo item da lista. Esse é o poder do objeto Tabela do Excel. Eu recomendo que você os use sempre que possível. Para remover um item da lista suspensa, remova-o da Tabela.

Figura C

ExcelDropdown_Redo_C

 

Como usar uma lista suspensa em uma tabela do Excel

Podemos expandir o tópico Tabela, porque se você adicionar uma lista suspensa de validação de dados à primeira célula em uma Tabela, o Excel estenderá a lista suspensa para cada novo registro. Vamos dar uma olhada rápida neste pouco de mágica:

  1. Crie uma tabela rápida selecionando F2:G4. Em seguida, pressione Ctrl + T, clique na opção Minha tabela tem cabeçalhos e clique em OK.
  2. Selecione D4, a célula com a lista suspensa que criamos anteriormente, e pressione Ctrl + C.
  3. Selecione G3, a primeira célula dessa coluna e pressione Ctrl + v para copiar o menu suspenso para essa célula.

A lista suspensa está disponível na primeira célula da coluna G ( Figura D ).

Selecione um item no menu suspenso e pressione Tab para inserir um novo registro na Tabela. Tab para G4 e você verá que a Tabela copia a lista suspensa automaticamente ( Figura E ). 

Se você estiver usando o Excel para a Web, clique com o botão direito do mouse na Tabela, escolha Inserir no submenu resultante e selecione Linhas da Tabela Acima. A versão da web copiará o menu suspenso como a versão para desktop.

Figura D

ExcelDropdown_Redo_D
Imagem: Susan Harkins/TechRepublic. Copie a lista suspensa em G2 para D3.

Figura E

ExcelDropdown_Redo_E
Imagem: Susan Harkins/TechRepublic. A tabela copia a lista suspensa para cada novo registro.

Você poderia ter criado a lista de validação de dados usando a interface, como fez anteriormente. No entanto, quero que você saiba como é fácil copiar um menu suspenso.

Até agora, você provavelmente notou que só pode ver a seta suspensa se clicar na célula do Excel. Isso é um pouco impeditivo. Recomendo que você escolha um formato, como uma cor de preenchimento, para que seja fácil encontrá-lo. 

Os usuários devem escolher um item; se eles tentarem inserir seus próprios dados, eles acionarão um erro. Existem opções para exibir uma mensagem de erro específica, mas não abordaremos isso neste artigo.

Usando vários links para pastas de trabalho do Microsoft Excel

É possível preencher uma lista suspensa fazendo referência a itens de lista em outra planilha ou até mesmo em outra pasta de trabalho. O processo dá um pouco de trabalho, por isso não abordamos essa opção neste artigo.

Ambas as pastas de trabalho devem estar abertas. Se você tentar isso, lembre-se de que vários links em que os valores na pasta de trabalho1 dependem dos valores na pasta de trabalho2, quais links para a pasta de trabalho3 e assim por diante são difíceis de gerenciar.

 Os usuários esquecem de fechar os arquivos e, às vezes, até movem arquivos. Se você for a única pessoa que trabalha com arquivos do Excel vinculados, talvez não tenha problemas, mas se outros usuários estiverem revisando e modificando-os, você está pedindo dificuldade. Se você realmente precisa de tantos links, considere um novo design.