Épossível configurar respostas automáticas no Whatsapp para que quem nos escreva receba uma mensagem quando não podemos responder? A resposta curta é sim, é possível, tanto no Android quanto no iOS.

O processo é uma das funções especiais que o Whatsapp Business tem, a versão empresarial do Whatsapp, focada em empreendedores e empreendedores que fazem negócios e atendem clientes através de chat.

Agora, se você usar uma versão normal do Whatsapp, você também poderá automatizar respostas, mas terá que usar um aplicativo adicional para isso.

Como colocar resposta automática no whatsapp

Como colocar resposta automática no whatsapp
Como colocar resposta automática no whatsapp

No caso do Whatsapp Business é muito simples criar as respostas automáticas no Whatsapp tanto para Android quanto para iOS:

  1. Toque no ícone mais opções (os 3 pontos verticalmente) > Ferramentas de Negócios > Mensagem de Ausência.
  2. Apareçam Enviar mensagem de ausência.
  3. Toque na mensagem para editá-la > OK.
  4. Em Agendar, toque e escolha entre essas opções:
    • Sempre envie, para enviar a mensagem automática o tempo todo.
    • Horário personalizado, para enviar a mensagem automática somente em horários específicos.
    • Fora do horário comercial, para enviar a mensagem automática apenas fora do horário comercial. Esta opção só está disponível se você definir um cronograma de negócios em seu perfil de negócio.
  5. Em Destinatários, selecione uma dessas opções:
    • Todos, para enviar a mensagem automática para todos que escrevem para vocês depois do horário comercial.
    • Aqueles que não estão na agenda de contatos, para enviar a mensagem automática para os números que você não salvou na caderneta de contato.
    • Todos, exceto… para enviar a mensagem automática para todos, menos alguns números selecionados.
    • Basta enviar para… enviar a mensagem automática para certos destinatários.
  6. Toque em Salvar. As mensagens de ausência só são enviadas quando o telefone tem uma conexão ativa com a internet.

O que é uma resposta automática?

Respostas automáticas no WhatsApp são mensagens predefinidas pelo titular da conta no aplicativo. Assim, em determinadas situações de contato com seu consumidor, a ferramenta em si já envia uma resposta para a pessoa que iniciou a conversa.

Um exemplo tradicional dessa funcionalidade é o envio de uma mensagem automática após um determinado horário de funcionamento da loja.

Afinal, por mais que o consumidor possa fazer uma compra a qualquer hora do dia, isso não significa que o proprietário estará necessariamente disponível para participar.

Mas isso também não é razão para deixar seu potencial cliente sem resposta. Portanto, o recurso de resposta automática ajudará a resolver esse problema.

Outro exemplo de aplicação desse recurso é para situações em que você está fazendo várias chamadas ao mesmo tempo. Usando alguns atalhos, você pode enviar uma mensagem mais detalhada ao cliente e pedir que ele espere alguns minutos antes que eles possam responder.

Isso vai um longo caminho para proporcionar uma experiência positiva aos seus clientes.

O recurso é essencial para quem quer profissionalizar sua loja e prestar um serviço ainda melhor aos seus consumidores. Além disso, é uma forma de facilitar o dia-a-dia do trabalho.

Com tantas responsabilidades quanto o cuidado com o produto, o gerenciamento de estoques, lidar com fornecedores e muito mais, ter o recurso de mensagens automáticas pode tornar a rotina mais suportável.

Dicas para usar mensagens automáticas no WhatsApp

A funcionalidade é muito interessante, mas os resultados não vão aparecer por conta própria. É necessário seguir algumas boas práticas para poder realmente desfrutar de seus benefícios.

1. Pense no tom e estilo da mensagem

Uma mensagem muito formal para um público mais jovem e moderno pode soar estranha para o consumidor.

Então lembre-se de pensar sobre o tom e estilo de suas comunicações, certificando-se de que a mensagem automatizada tem o mesmo padrão que receberia se fosse uma troca em tempo real.

A ideia não é tornar a experiência de serviço tão diferente do tratamento que você dá diretamente.

2. Analisar e planejar

Para realmente tirar o máximo dessa funcionalidade, é muito importante analisar o comportamento e o plano do consumidor médio.

Identifique quando os clientes enviam mais mensagens de texto que você não pode responder diretamente. A partir dessas demandas, você pode criar uma estratégia para que o recurso seja realmente útil para a sua rotina de trabalho.

3. Dê explicações aos seus clientes

Não importa qual seja a razão pela qual você está usando a funcionalidade de mensagens automáticas, você deve sempre dar a explicação de por que elas não são tratadas diretamente.

O cliente entrou em contato em um momento em que você não oferece o serviço? Explique a situação e fique claro a que horas você voltará para responder.

É importante ter transparência nos menores detalhes, os clientes levam isso em conta.

4. Seja claro na mensagem

Outro ponto fundamental de como colocar respostas automáticas no WhatsApp é não confundir o cliente. Aproveite o espaço de mensagem para fornecer o máximo de informações possível sobre essa solicitação.

Se o serviço não estiver funcionando no momento em que o cliente enviou a mensagem, tenha isso em mente para que você possa responder quando ativar.