As organizações dependem muito de um fluxo de trabalho remoto. Graças às assinaturas eletrônicas e digitais, a aprovação de documentos agora pode ser feita de forma mais eficiente e juridicamente vinculativa. 

Assinaturas eletrônicas podem ser usadas em vários softwares, incluindo o Microsoft Word. O próximo segmento discutirá como criar uma assinatura eletrônica no Word.

A maioria dos indivíduos e organizações usa o Word para criar documentos. Dada a popularidade global da plataforma, a assinatura eletrônica tornou-se uma forma mais eficiente de obter aprovação e verificação em comparação com assinaturas de tinta úmida.

Como fazer assinatura digital word

Como fazer assinatura digital word
Como fazer assinatura digital word

As assinaturas eletrônicas eliminam o requisito de imprimir e enviar cópias impressas antes de obter aprovações. Como fazer assinatura digital word, Criar assinaturas eletrônicas no Word é fácil e pode ser aplicado na versão 2007 até a versão mais recente, Office 365.

Siga estas etapas para criar assinaturas eletrônicas no Word:

  1. Coloque o cursor na linha de assinatura ou local desejado.
  2. Vá para a guia Inserir e clique em “Linha de assinatura”. Outras versões do Word podem exigir que você clique em “Lista de assinaturas” em Texto.
  3. Preencha os detalhes necessários, como Signatário e Título Sugeridos. A linha de assinatura aparecerá.janine_marchi_digital_signature.jpg
  4. Clique com o botão direito do mouse na linha de assinatura e clique em “Assinar”. Você pode:
    • Selecione a imagem da sua assinatura escolhida;
    • Digite uma versão impressa da assinatura;
    • Ou desenhe uma assinatura em um dispositivo touchscreen.

Embora as assinaturas eletrônicas promovam eficiência e conveniência na verificação de documentos e manutenção da vinculação legal, a segurança e a integridade do documento ainda podem ser questionadas, pois a validação não é realizada nessas assinaturas. Esses desafios são abordados por assinaturas digitais.

Como criar uma assinatura digital?

Uma assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que adiciona um recurso de segurança por meio de criptografia

Ele usa a infraestrutura de chave pública (PKI) que exige que as chaves sejam criadas e salvas de maneira segura. As assinaturas digitais também fornecem recursos como carimbos de data/hora para manter a integridade dos documentos.

Para assinar digitalmente um documento do Word, o usuário deve ter um certificado digital atual, normalmente emitido por uma Autoridade de Certificação (CA).

As Autoridades de Certificação são organizações de terceiros que emitem certificados confiáveis ​​para outras entidades. A GlobalSign é um exemplo de CA que torna as assinaturas digitais acessíveis às organizações por meio de uma integração perfeita com o Adobe Sign. 

Depois que sua organização concluir os processos de verificação de identidade, você poderá adquirir facilmente certificados da GlobalSign e criar assinaturas automaticamente na plataforma confiável.

As assinaturas digitais da GlobalSign também podem ser criadas usando o Microsoft Word. Siga estas etapas para criar uma assinatura digital visível no Word:

  1. Encontre onde a assinatura é necessária e insira uma linha de assinatura.
  2. Adicione informações sobre o signatário (Nome, Título, etc.).
  3. Clique com o botão direito do mouse na linha de assinatura e clique em “Assinar”. Você pode fazer upload de uma imagem de sua assinatura.
  4. Na caixa “Assinar como”, clique em alterar. Certifique-se de escolher o certificado digital correto e preencher as informações adicionais necessárias.
  5. Clique em “Assinar” e preencha sua senha.

Depois de realizar essas etapas com sucesso, o documento agora é salvo com sua assinatura digital visível. Quaisquer alterações no documento garantirão que sua assinatura seja inválida.

Contras de criar sua própria assinatura digital

Algumas organizações optam por criar suas próprias assinaturas digitais emitindo certificados pessoais. 

No entanto, optar por criar sua própria assinatura digital pode causar mais danos do que benefícios à sua empresa, devido à falta de propriedades de segurança dos certificados pessoais.

Os certificados digitais emitidos pessoalmente podem não servir para assinaturas digitais. 

Uma assinatura digital tem como objetivo fornecer ao usuário e ao destinatário uma camada adicional de segurança por meio de criptografia, facilitando a verificação da identidade do remetente. No entanto, com assinaturas digitais próprias, a verificação é um desafio.

Os certificados digitais emitidos pessoalmente não são automaticamente confiáveis ​​por outros usuários. O compartilhamento de arquivos assinados digitalmente exige que outras pessoas confiem manualmente no certificado pessoal. 

Enquanto os certificados digitais emitidos pela CA seguem um processo de verificação com diferentes níveis de validação, as próprias assinaturas digitais não possuem essa camada de autenticação – tornando a organização suscetível a ataques cibernéticos.

Além disso, o cenário regulatório em expansão é um desafio para os usuários de assinaturas digitais não verificadas. Ao contrário das emitidas pelas CAs, as assinaturas digitais não verificadas não estão em conformidade com as leis gerais e específicas do setor. 

As assinaturas digitais próprias também não são membros da AATL. Portanto, se você deseja que sua empresa seja totalmente segura e compatível, as assinaturas digitais emitidas pela CA são as melhores.

GMO Sign para assinar documentos digitalmente

Nem todos os certificados digitais são criados iguais. Sua organização deve escolher a plataforma certa que tornará seu fluxo de trabalho mais seguro e conveniente. 

O principal desafio no uso de assinaturas digitais para organizações geralmente se origina do enorme volume de assinaturas necessárias, que alguns provedores não conseguem gerenciar. Além disso, há desafios de integração para os aplicativos que suas organizações usam.

A GlobalSign oferece soluções para esses desafios. Somos uma Autoridade de Certificação licenciada que emite Assinaturas Digitais.

 Com o GMO Sign, as empresas podem desfrutar de uma solução de assinatura eletrônica baseada em nuvem, que é facilmente escalável para os requisitos da organização, seja você uma pequena empresa ou uma empresa global. 

Este produto também é facilmente integrado a aplicativos de assinatura de documentos, permitindo que você assine documentos relevantes eletronicamente e digitalmente, mesmo em Word ou PDF. O software irá guiá-lo a cada passo do caminho.

O GMO Sign vem com vários recursos de segurança. Além da criptografia padrão usando chaves públicas e privadas, o GMO Sign oferece registro de data e hora, validação de longo prazo e uma interface sem cliente que verifica ainda mais a integridade do documento. 

Essas assinaturas digitais também estão em conformidade com diferentes legislações.

Além da assinatura digital, o GMO Sign também oferece gerenciamento e armazenamento de documentos baseados em nuvem – desde registro, pesquisa de documentos, gerenciamento de renovação de contrato e restrições de navegação. 

A GlobalSign está aqui para oferecer uma solução que vai além da assinatura de documentos, garantindo um fluxo de trabalho ideal para sua organização.