O Google Docs é o processador de texto baseado em navegador do Google. Você pode criar, editar e compartilhar documentos on-line e acessá-los de qualquer computador com conexão à Internet. Existe até um aplicativo móvel para Android e iOS.

Como parte do pacote de aplicativos, o Google Docs é um aplicativo de processamento de texto para equipes e permite criar e gerenciar documentos on-line com muita facilidade.

Então, por que você quer usar o Google Docs?

Simples:  colaboração . Tenho certeza de que você já experimentou o processo desajeitado e frustrante de editar um documento do Word por e-mail entre uma ou mais pessoas. 

Acompanhe as alterações, encaminhe o arquivo em um e-mail, aceite as alterações, revise, envie um e-mail de volta… etc. Quem tem a versão mais recente? Onde está a versão mais recente? Na minha experiência, é o oposto de um processo simplificado.

O Google Docs elimina essas frustrações e adiciona alguns recursos colaborativos muito legais que o Word simplesmente não possui, como comentários em tempo real – mas chegaremos a isso em um minuto.

Mas, sabemos por experiência que nem todos estão a bordo deste trem. Trabalhar em um Google Doc ainda não é familiar para muitas pessoas.

Documentos google

Documentos google
Documentos google

Para criar um documento, você primeiro acessa a interface do Google Drive. O Drive é onde todos os seus documentos do G Suite são armazenados. 

Depois de fazer login com sua conta do Google (via Gmail ou sua conta do Google Apps for Business), você pode acessar seus aplicativos de algumas maneiras, mas uma maneira fácil é encontrar este ícone na parte superior da tela. 

exemplo de unidade

Clique em “Drive” e você verá uma lista de todos os seus documentos atuais. Caso não tenha criado nenhum, a tela não terá documentos.

Para criar um novo documento, clique no botão “Criar” e você verá algumas opções:

Novo documento

O Drive tem ferramentas familiares de gerenciamento de arquivos, como adicionar uma nova pasta ou fazer upload de uma pasta inteira. A partir daqui, você pode criar um novo documento. 

Você também pode criar uma nova planilha (Planilhas, semelhante ao Excel) ou apresentação (Slides, semelhante ao PowerPoint), mas vamos ficar com um documento padrão por enquanto.

Depois de criar um novo documento, você verá uma página em branco com um conjunto padrão de ferramentas de processamento de texto na parte superior.

tela de novo-doc

A primeira coisa que você vai querer fazer é nomear seu documento. Faça isso clicando nas palavras “Documento sem título” na parte superior e dando a ele um novo nome. Observe que ele salva automaticamente à medida que você avança.

novo-nome-salvo

Agora você está pronto para escrever! Você pode tratar isso como um documento normal do Word. Digite e formate de distância.

texto-doc-tela

Além disso, seu documento é armazenado na nuvem, o que significa que você não precisa se preocupar em salvá-lo em seu computador ou perdê-lo. 

Ele salva automaticamente continuamente, então tudo o que você precisa fazer para voltar a ele é abrir o navegador da Web, acessar o Google Drive e clicar nele. Fácil!

Colaboração

Agora que você criou um documento, é hora de ver onde o Google Docs realmente se destaca. Vamos configurar um cenário que pode ser familiar para você. Você está trabalhando em um documento que requer comentários e contribuições de outras pessoas em seu escritório.

 Então você monta um relatório como um documento do Word e o envia por e-mail para um grupo de quatro outras pessoas com a nota: “Por favor, dê-me suas alterações”. Cada pessoa faz anotações e alterações no documento e o envia de volta por e-mail. 

Agora você tem cinco versões diferentes que precisa consolidar novamente em uma.

Um Google Doc elimina essa dor de cabeça. Tudo o que você precisa fazer é “compartilhar” o documento com seus colegas de trabalho e pedir que eles façam suas alterações diretamente no mesmo documento. 

Agora você está trabalhando em  um  documento em vez de 5 documentos diferentes.

Para fazer isso, clique no botão “Compartilhar” no canto superior direito.

compartilhamento de tela

Você verá a tela de compartilhamento, que apresenta muitas opções. Analisaremos algumas de nossas opções de ações mais usadas.

1. Compartilhe com pessoas de fora da sua empresa

Obtenha um link compartilhável: aqui está um truque que economizará muito tempo, sem mencionar lágrimas e dores de cabeça.

 Se você precisar compartilhar este documento com alguém de fora da sua empresa, que pode ou não ter uma conta do Google, este é o lugar certo. Clique em “obter link compartilhável”. 

compartilharEm seguida, selecione “Qualquer pessoa com o link” e, abaixo, selecione o nível de acesso (pode visualizar, editar etc.).

configurações de compartilhamento

Agora, clique em Salvar. Você tornou o documento acessível a qualquer pessoa que tenha esse link específico.

Agora, copie o link e envie um email para a pessoa ou grupo com quem você deseja colaborar. Esse recurso é muito útil quando você sabe que alguém não usa necessariamente o Google Apps ou não está familiarizado com o login para acessar um Google Doc.

compartilhar link

2. Compartilhamento Limitado para Maior Segurança

O exemplo acima permitiria que qualquer pessoa acessasse um documento, desde que tivesse o link. Se você deseja compartilhar um documento apenas com uma pessoa em particular e deseja garantir que ninguém mais possa acessá-lo, use este método.

 Lembre-se de que você pode ter problemas do outro lado se a pessoa que você está convidando não tiver uma conta do Google anexada ao e-mail para o qual você está enviando.

Verifique se o compartilhamento de link está definido como “Desativado” e envie para endereços de e-mail específicos. 

Você ainda pode controlar os níveis de acesso aqui, bem como enviar um convite e uma mensagem pessoal diretamente aos indivíduos. Clique em “Enviar” e eles receberão uma notificação por e-mail.

específico de compartilhamento

Observe que, se você começar a digitar um endereço de e-mail que já está na sua lista de contatos, ele será preenchido automaticamente com o nome completo, para que você possa selecioná-los em uma lista, como pode ver acima. 

Caso contrário, você pode simplesmente digitar o endereço de e-mail inteiro. Separe vários endereços de e-mail com uma vírgula.

Observe também que, por padrão, você está convidando pessoas para editar o documento, embora possa alterar o acesso apenas para visualização. 

Se Editar estiver selecionado, isso significa que as pessoas que você convidar poderão fazer alterações. No entanto, não se preocupe… você sempre pode desfazer as alterações (mais sobre isso depois).

Então o que acontece agora? Bem, as pessoas que você convidou agora receberão um e-mail com um link para o documento.

convidar

Colaboração em tempo real no Google Docs

Agora eles podem simplesmente clicar no link para acessar o documento e editá-lo diretamente online. Então, o que significa colaboração em tempo real no Google Docs?

Aqui está a parte legal: eles podem fazer todas as alterações que quiserem ao mesmo tempo , e cada versão é rastreada e salva automaticamente. Além disso, você pode comparar e reverter para qualquer versão anterior que desejar. 

As pessoas também podem adicionar comentários ao documento como forma de oferecer feedback sem realmente editá-lo.

Enquanto as pessoas estão editando o documento, você pode vê-lo em tempo real. Você poderá ver quem está visualizando com base em seu ícone no canto superior direito e poderá ver quem está fazendo o que muda em tempo real.

 Aqui você pode ver que Amy está editando, e na segunda imagem abaixo Amy saiu, mas agora Abby está no documento. Se estivessem todos os três ao mesmo tempo, todos os três ícones apareceriam.

colaborando-2

allison_amy

Como reverter e ver o histórico de revisões

Se você quiser ver todo o histórico de revisões do documento, vá para o menu “Arquivo” e escolha “Ver histórico de revisões”.

tela-escolha-história-revisãoEntão, você poderá acompanhar todas as alterações. Você verá uma lista de todas as diferentes versões junto com os carimbos de hora e quem fez as alterações.

Histórico de Revisão

Clicar em uma versão mostrará essa versão do documento para você. Se você quiser reverter para uma versão anterior, poderá optar por “restaurar” essa versão.

reverter

Esta é a minha parte favorita do Google Docs: colaboração em tempo real e flexibilidade para reverter para qualquer versão do documento a qualquer momento.

Como você pode ver, usar um Google Doc para edição colaborativa é um processo muito eficiente.

 Isso significa que todos estão editando apenas um documento; todos sempre veem a versão mais recente; e todas as alterações e comentários são rastreados e salvos. Além disso, pode ser editado a partir de tablets e dispositivos móveis para ainda mais flexibilidade.

Salvar em formatos diferentes

Você ou seus colegas editores podem baixar uma cópia do documento em outro formato, como Word ou PDF, a qualquer momento. Vá para Arquivo e selecione “Baixar como” para exportar o documento em outro formato.

exportação de tela

Maneiras de colaborar com o Google Docs

Você provavelmente está tendo uma ideia de todas as maneiras de usar essa ferramenta, mas quero compartilhar alguns casos de uso específicos de nossa experiência. 

Você pode compartilhar documentos em sua própria organização (por meio do Google Apps) ou também pode compartilhar documentos com pessoas de fora da sua organização. 

Algumas maneiras de usar essa ferramenta incrível incluem:

  • Coleta de feedback:  esboce um memorando ou política em seu escritório que precise de feedback do grupo
  • Agendas de reuniões:  crie sua agenda e compartilhe o link em um convite do Agenda para a próxima reunião
  • Minutos da reunião:  faça anotações durante uma reunião e compartilhe o documento com os participantes
  • Dados da equipe de vendas:  compartilhe uma planilha do Google com sua equipe de vendas e peça para mantê-la atualizada com as estatísticas
  • Colaboração de conteúdo da equipe:  comece com um esboço, colete feedback da equipe e continue evoluindo o artigo que você está escrevendo.
  • Planejamento do conselho ou comitê:  trabalho em grupo ao servir em conselhos e comitês 

As possibilidades são infinitas. Sempre que você precisar colaborar em um documento com outra pessoa, é uma boa possibilidade que o Google Doc seja a ferramenta de que você precisa. Algumas outras vantagens incluem:

  • Compatibilidade:  Funciona em Mac, PC, iPad, celular e sem necessidade de software
  • Armazenamento em nuvem:  seu documento é armazenado na nuvem, para que possa ser acessado em qualquer lugar e não seja perdido.
  • Economiza tempo:  muito mais simplificado, pois não há necessidade de enviar e receber anexos de e-mail

Na SpinWeb, descobrimos que o Google Docs é um ótimo lugar para manter coisas “em andamento”. 

Não a tratamos como um lar permanente para um médico; em vez disso, nós o usamos como um fluxo de documentos de trabalho que podem eventualmente ser exportados para um lar mais permanente, como o Dropbox. É um ótimo lugar para colaborar e criar sem se comprometer a salvar vários arquivos em seu computador.

Espero que isso tenha lhe dado uma boa introdução sobre as vantagens de colaborar com o Google Docs.